Microsoft Word è uno degli strumenti più utilizzati sui computer perché non è utile solo per scrivere documenti, ma può essere utilizzato anche per creare tante altre cose, come i PDF. Tuttavia, un altro dei suoi utilizzi è la possibilità di creare facilmente organigrammi.
Questi diagrammi consentono di rappresentare la struttura di un'azienda, una gerarchia all'interno di un progetto o qualsiasi altra esigenza che stabilisca un rapporto di potere o subordinazione tra i vari livelli. Ma come si fa? Ve lo spiegheremo passo dopo passo in modo che non abbiate problemi (tenete presente, tuttavia, che ogni versione di Word potrebbe presentare lievi differenze).
Cos'è un organigramma e a cosa serve?
Prima di fornire istruzioni su come creare un organigramma in Word, è necessario comprendere cos'è un organigramma. Si tratta di una rappresentazione visiva della struttura organizzativa o gerarchica di un gruppo, un'azienda, un progetto, ecc.
Immagina, ad esempio, una classe. Questo gruppo è composto da bambini, ma ce n'è uno che ricopre la carica di rappresentante di classe e un secondo che ricopre la carica di sottorappresentante.
Un organigramma rispecchierebbe il delegato al primo livello. Il sottodelegato si collocherebbe al secondo livello e tutti gli altri studenti passerebbero al terzo e ultimo livello.
Gli utilizzi attribuiti a un organigramma sono molteplici, anche se quello principale è solitamente legato alla rappresentazione della gerarchia aziendale. Ma la stessa cosa può riflettersi anche in un team di lavoro, in un progetto, ecc.
Come creare organigrammi in Word passo dopo passo
Se utilizzi Microsoft Word, probabilmente sai già come usarlo. Tuttavia, potresti non aver mai considerato la sua capacità di creare organigrammi. In tal caso, una volta aperto il programma con un nuovo documento, sposta il cursore sulla scheda Inserisci nella barra degli strumenti. Apparirà un menu; individua e fai clic su "SmartArt ". Questo strumento ti permetterà di inserire diagrammi e schemi organizzativi.
In questa scheda vedrai anche la categoria "Gerarchia", che identifica quando desideri creare un grafico relativo a un ordine di potenza o di funzioni. Devi scegliere il design che più ti si addice e, una volta scelto, cliccare su accetta.
Ora hai un organigramma, ma non è ancora completo. Per terminarlo, dovrai aggiungere e modificare degli elementi. Ovvero, aggiungere altri livelli o caselle ai diversi livelli.
Se vuoi modificare quelli esistenti, clicca semplicemente su ciascuno di essi e inserisci le informazioni che vuoi aggiungere. Tuttavia, se si desidera aggiungere altri livelli, è meglio selezionare una casella e accedere alle opzioni di progettazione all'interno degli strumenti SmartArt. Lì avrai la forma aggiuntiva, che aggiunge nuove cornici; salire o scendere, per modificare il frame a un livello superiore o inferiore; e la progettazione, che modifica la struttura generale dell'organigramma.
Infine, nella scheda Formato, puoi modificare i colori, i bordi e gli stili delle caselle. Questo ti offre molta flessibilità, perché puoi rendere il documento più accattivante e far sì che, a colpo d'occhio, l'ordine delle persone coinvolte nel progetto sia chiaro. Tuttavia, fai attenzione a non sovraccaricarlo di elementi o a usare colori troppo accesi, perché ciò potrebbe rendere difficile la lettura o, in fase di stampa, produrre un documento che non soddisfa le tue aspettative. Una volta terminato, salva semplicemente il documento.
Si consiglia di salvarlo sia in formato Word che PDF, o in un formato simile. In questo modo, avrete una copia a disposizione qualora aveste bisogno di modificarlo, senza doverlo creare da zero.
All'inizio può essere un po' complicato, soprattutto quando si tratta di aggiungere livelli e di far sì che le tessere abbiano un aspetto simile. Tieni presente, però, che puoi anche usare le scorciatoie copia e incolla per duplicare i frame che hai già creato.
Perché creare organigrammi in Word
Ora che conoscete i passaggi, è il momento di esercitarvi fino a ottenere il risultato desiderato. Tuttavia, avrete probabilmente notato che esistono altre applicazioni e strumenti per creare organigrammi, come ad esempio Canva . Quindi, perché scegliere Word invece di uno strumento più focalizzato sul design?
Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di Word rispetto ad altri strumenti è la sua accessibilità . Molte persone hanno accesso a Word e sanno come usarlo, quindi imparare a creare un organigramma non sarà affatto difficile per loro.
Ma è anche possibile modificarlo e aggiustarlo rapidamente, nonché integrarlo in altri documenti.
Hai il coraggio di creare organigrammi in Word?